寫E-mail的注意事項

現在人寫E-mail比寫書信來的多太多了，以筆者為例，我寫的書信幾乎很少很少(當兵期間例外)，但是我寫的E-mail是滿坑滿谷，比起MSN, Skype, 即時通E-mail應該可以算是古董，但現在靠E-mail的溝通還是佔大多數，在這個古老工具中，使用有什麼需要注意的呢？

1. 收件人放在to與cc的差異，雖然任何連絡人放在這兩格收可以收到，對收到人來講會有不同感觸，to代表這封mail直接寄給上面的收件者，而cc的收件者代表的是旁觀者，兩者有差異嗎？最簡單的現在每天要收的mail這麼多，cc的mail多半會留在後面在處理，所以寄件人放在to或是cc要特別注意。
   
2. 清楚的標題：在還為看mail內文之前就明白這封mail來意如何？緊急的事情可以優先被看到先處理。
   
3. 美觀：適當的字體、大小與段落，字體太小閱讀的人會很辛苦，字型特別會使人需要花心力閱讀，段落建議一件事情寫一個段落。
   
4. 英文書寫時，注意拼字、大小寫、縮寫；拼字正確，除非要人注意的地方或一句話開頭，不然少用大寫，使用縮寫時要注意是否大家都了解縮寫的意思。
   
5. 客氣：禮多人不怪，也可以反應一個人做事情的態度。
   
6. 口語化與精簡：母親大人膝下孩兒.....E-mail不會要拿去比八古文比賽，精簡易懂為主，大家時間保貴，用意是要來表明來意與希望對方幫忙，清楚表達目的即可。
   
7. 明確註明回覆時間：別使用「盡你所能的趕快回覆(as soon as ppossible)」，這樣子對方很難了解何時以前回覆才適當，如果有明確回覆的時間，建議附上回覆的期限。